Objetivo Inbox cero, organiza tu correo.

Lograr una bandeja de entrada limpia es tan sencillo como seguir unas pautas.

El correo electrónico es un ejemplo maravilloso de relación amor-odio. Por una parte nos brinda la posibilidad de comunicarnos con cualquier persona que imaginemos, independientemente del lugar en el que se encuentre y de la cercanía o lejanía respecto a nuestro círculo social. Pero, por otra parte, el correo electrónico es un serio adversario para la productividad, restándonos tiempo frecuentemente y añadiendo una preocupación extra cada día (mantener la bandeja de entrada a cero).

Muchos expertos y gurús tratan de eliminar de raíz la parte negativa de tener una cuenta de correo electrónico, pero la realidad es que no deja de ser una utopía. Es imposible no recibir correos electrónicos o hacer que estos no afecten negativamente a nuestra productividad diaria. Ambas acciones van intrínsecamente asociadas a poseer una cuenta de correo electrónico.

En cambio, lo que sí se puede conseguir es paliar esos síntomas negativos. Paliarlos hasta niveles en los que la influencia del correo electrónico no sea ni mayor ni menor que la necesaria, aumentando así nuestra productividad diaria, despejando nuestra mente de preocupaciones y logrando el tan ansiado “inbox cero”.

Estos son unos simples pasos con los que podrás aproximarte más a esa relación ideal con tu correo electrónico:

Arranca de raíz las newsletters irrelevantes, los resúmenes de las redes sociales y otros.

Feng Yu | Shutterstock

Al abrir una cuenta en cualquier servicio, es necesario proporcionar tu dirección de correo electrónico, la cual utilizarán, en mayor o menor medida, para bombardearte con información irrelevante (en la mayoría de ocasiones). Estos correos llenarán tu bandeja de entrada y perjudicarán ligeramente tu productividad –provocan distracciones, pérdidas de tiempo (al borrarlos), etc.–, por ello, elimínalos de raíz.

Si son newsletters, bastará con abandonar la base de datos de la misma. Para ello, por lo general, bastará con hacer click en un enlace situado al final de cualquiera de las ediciones de dicha newsletter.

En el caso de redes sociales u otros servicios, bastará con ir a los ajustes de la misma y regular las notificaciones y los correos electrónicos que estas nos envían. Mi consejo: elimina todas las notificaciones por correo electrónico y sé tú el que accede a ver qué ocurre en dicho servicio –salvo que, por causa mayor, no pueda ser así–. Lo agradecerás tanto como los regalos navideños.

No tengas miedo a desprenderte de conversaciones irrelevantes.

En mi caso personal, recibo multitud de notas de prensa y comunicados cada día. De todas ellas, me atrevería a decir que un 75% no son de mi interés. Por ello, lo más sensato es enviar un breve correo electrónico a la agencia de comunicación en cuestión pidiendo la eliminación completa de su base de datos o una modificación de las temáticas de los correos electrónicos que recibes.

Limita las conversaciones a lo realmente importanteDefinido así, parece un problema muy concreto, pero lo realmente importante es la “moraleja”: no tengas miedo a solicitar menos correos electrónicos o a desprenderte de hilos irrelevantes. Por ejemplo: si te incluyen en una conversación por error o tu intervención en el mismo finalizó, puedes solicitar educadamente que, en los sucesivos e-mails, no te incluyan en copia o como destinatario. Así evitarás notificaciones innecesarias que influyan negativamente en tu rendimiento.

Utiliza aplicaciones de terceros que decidan lo realmente importante por ti.

Digitaltrends

Aplicaciones como Inbox, Spark, Mailbox o incluso Outlook ofrecen características como “filtros prioritarios”, notificaciones inteligentes, programación de correos electrónicos… Todas ellas, usadas de forma apropiada, pueden ahorrarte mucho tiempo al final del día. Sobre todo si usas el correo electrónico de forma intensa y en movilidad.

Los filtros son tus mejores amigos.

Si no logras deshacerte de determinadas newsletters u otro tipo de correo irrelevante, no tienes por qué lamentarte y ceder. En estos casos, los filtros pueden ser tus mejores amigos, pues harán de forma automática esas tareas que tanto tiempo te restan al final de la semana.

Automatiza y tendrás una bandeja de entrada más limpia con menos esfuerzoPor ejemplo: si recibes numerosos correos electrónicos de una tienda online y no logras darte de baja de ellos, la solución es tan simple como crear un filtro que envíe esos correos electrónicos a la papelera o a cualquier otra carpeta. En el caso de Gmail, puedes crear filtros en base a palabras concretas o en base a direcciones de correo electrónico, lo que te ahorrará una gran cantidad de tiempo y mantendrá tu bandeja de entrada mucho más limpia.

También puedes crear filtros para mantener ordenado tu correo electrónico. Por ejemplo, yo tengo configurado un filtro que, automáticamente, mueve los recibos de compra de Amazon y otras tiendas a una carpeta llamada "Recibos". No pasan por mi bandeja de entrada pero, si los necesito, sé donde van a estar.

Responde lo estrictamente necesario.

No trates de responder cualquier correo electrónico. Si recibes un mail sin preguntas –meramente informativo–, no es necesario responderlo –por lo general–. Por ejemplo: si recibes un correo electrónico cuyo cuerpo dice “Le recordamos que el evento tendrá lugar x día en x lugar”, no es necesario responder –salvo que debas confirmar la asistencia–.

Otro ejemplo: cuando una conversación llega a su fin, no la prolongues. No des pie a nuevos e-mails de despedida o sobreagradecimiento. Te hará perder tiempo respondiéndolos, te distraerán al recibirlos y, en mayor o menor medida, perjudicarán tu productividad.

Organiza en carpetas.

Tanto si recibes un recibo de una compra online como si finalizas una conversación, haz que esos correos desaparezcan de tu bandeja de entrada. La opción más sencilla es ir archivando, aunque los más clasificados preferirán crear bandejas personalizadas para cada temática (facturas de la luz por un lado, tickets de compra por otros, etc.). Y es que no hay nada más bonito que una bandeja de entrada limpia y libre de correos electrónicos.

Fuente: Objetivo Inbox cero